SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
“ Sistem Informasi Eksekutif “
Dosen Pengajar : Lydia Setyawardani, SE, MSi
Disusun
Oleh :
1.
Zendy Christianto 1110205021
2.
Chindy Ramadhani Ichsan 1210205400
3.
Diani Zakiya Chayati 1210205405
4.
Ferdy Zulfian Rahmat 1210205409
5.
Amanda Ismi K 1210205420
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia
Surabaya
6 SM - 3
System Informasi Eksekutif
10.1
Apa Yang Dilakukan Eksekutif?
Istilah
eksekutif diterapkan agak bebas. Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan
jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan. Jika tidak ada
sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional, manajer
pucuk akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan
para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk
yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari
tugas tersebut.
Selain itu kita dapat memperoleh
pandangan tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa
kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori manajemen : Henri Fayol , Henry
Mintzberg , John Kotter.
·
Fungsi
– fungsi Manajemen Fayol
Henri
Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama
merencanakan , mengorganisasikan , menyusun staf , mengarahkan dan
mengendalikan. Yang diyakini secara luas adalah bahwa perencanaan sangat
ditekankan pada tingkat eksekutif , sementara fungsi – fungsi lain lebih
penting bagi kinerja di tingkat – tingkat yang lebih rendah.
·
Peran
– Peran Manajerial Mintzberg
Henry
meyakini bahwa semua manajer melakukan semua peran , tetapi orientasinya
berbeda untuk tiap tingkatan.Salah satu peran keputusan adalah perunding
(negotiator). Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka
tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran – peran
keputusan. Mereka berkonsentrasi membuat perbaikan – perbaikan jangka panjang
dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak
diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi
kepada manajer tingkat bawah.
·
Agenda
dan Jaringan Kantor
Profesor John P. Kotter dari Harvard meyakini bahwa para
eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga
tahap. Pertama , mereka menetapkan agenda tujuan
yang harus dicapai perusahaan.Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan,
seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam
limaatau sepuluh tahun dari sekarang.
Agenda
jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap
produk perusahaan saat ini. Kedua, eksekutif membangun jaringan.Ini
bukanlah jaringan computer tetapi hubungan kerjasama diantara orang c- orang
yang harus menyelesaikan agenda tersebut. Ketiga , eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan
norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai
agenda itu.
10.2
Bagaimana Eksekutif Berpikir?
Profesor Daniel
J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari selusin eksekutif
selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan
eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran mereka.
·
Apa yang dipikirkan Eksekutif
Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana
membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah
utama atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu
dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi
dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan
spesifik itu nantinya.
·
Proses Berpikir saat memecahkan Masalah
Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke
penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative. Eksekutif memang
membuat keputusan rasional, tetapi keputusan tersebut mungkin tidak
selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang
terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.
Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap
langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang
lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat
masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat
diterapkan.
10.3
Kebutuhan Informasi Eksekutif Yang Unik
Eksekutif
memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik,
mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Ada 3 penelitian mengenai
penggunaan informasi oleh eksekutif.
a)
Penelitian Mintzberg; orang pertama melakukan penelitian formal mengenai
kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO –
tugas administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan tak
terjadwal 10%, pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.
b)
Penelitian Jones dan McCleod; penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5
eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer,
CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden
direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Penelitiannya
dirancang untuk menjawab pertanyaan :
•
Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif? Selama dua minggu eksekutif
dan sekretaris mereka mencatat 1.454 transaksi informasi yang menjalin ke
eksekutif. Transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan medium apapun:
laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon, surat, rapat
dan sebagainya. Rata-rata 29 transaksi/hari.
•
Apa nilai informasi tersebut? Tiap transaksi diberi nilai 0 (tanpa nilai)
hingga 10 (maksimum). Hasil pengamatan menunjukkan ada variasi dalam tingkat
nilai yang diberikan oleh tiap eksekutif, berkisar dari rata-rata 2,9 untuk
wakil presiden direktur perpajakan hingga 5,5 untuk CEO bank.
•
Apa sajakah sumber informasi itu? Lingkungan menyediakan volume terbesar,
tetapi juga menyediakan informasi dengan nilai rata-rata terendah. Sebaliknya
sumber yang menyediakan volume paling sedikit adalah komite, tetapi mereka
menyediakan informasi dengan nilai tertinggi. Dua tingkat yang langsung di bawah
eksekutif menyediakan informasi terbaik dalam hal volume dan nilai yang tinggi.
•
Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi eksekutif? Media
tertulis mencapai 61% dari jumlah transaksi. Panggilan telepon merupakan
satu-satunya komunikasi lisan yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif
, tiga media yang paling sedikit mereka kendalikan (surat, memo dan panggilan
telepon) mencapai 60% transaksi.
•
Apa kegunaan informasi itu? Para peneliti dibantu oleh para eksekutif
memberikan suatu peran keputusan untuk tiap transaksi informasi. Pemberian
tersebut mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu.
Penggunaan informasi: penanganan gangguan 42%, entrepreneur 32%, pengalokasian
sumberdaya 17%, negosiator 3%, dan tidak diketahui 6%.
Ada
tiga penemuan penelitian yang paling menonjol :
•
Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi
informasi intern diberi nilai lebih tinggi.
c)
Penelitian Rockart dan Treacy. Sukar untuk membedakan usaha pada sistem
informasi eksekutif antara penelitian Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh
John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari MIT. Salah satu hasil penelitian
mereka yang menyatakan bahwa dari 16 perusahaan yang diamati satu dari 3
pejabat puncak – sangat sering CEO – menggunakan sendiri komputer. Salah satu
pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari
Northwest Industries. Istilah Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali
muncul dalam laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut
menemukan:
•
Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam
perencanaan dan pengendalian. 84
•
Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri,
pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu,
kini, dan masa depan.
•
Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status
saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.
•
Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS.
Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi
konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah
anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.
10.4
Saran – Saran Untuk Memperbaiki System Informasi Eksekutif
Orang pasti merasakan bahwa computer merupakan sumber
daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil
langkah – langkah untuk meningkatkan peran computer dalam system informasi
mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha
meningkatkan komponen –komponen nonkomputer. Suatu program lima langkah untuk
mencapai tujuan. Diiktisarkan dibawah ini :
·
Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk.
Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan
laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab penelitian Jones dan
MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.
·
Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.
Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi ,
eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber
tersebut.
·
Memanfaatkan Peluang.
Jika sepotong informasi yang baik dating , eksekutif harus
meraihnya.
·
Menyesuaikan Sistem pada perorangan.
Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap
eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi
seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.
·
Memanfaatkan Tekhnologi.
Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka
akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya.
10.5
System Informasi Eksekutif Berbasis Computer
Sistem informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu system
yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan
perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat
rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system )
ESS juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa
system itu meliputi computer.
·
Model EIS
Konfigurasi EIS berbasius computer biasanya meliputi suatu
computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan
mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai eksekutif
workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder ,
kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif.
Database eksekutif berisi data dan
informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan.
Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah
disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan
sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan
system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan.
Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan
penjelasan informasi.
·
Keputusan penerapan EIS
Saat suatu perusahaan mempertimbangkan apakah akan menerapkan
EIS berbasis computer, tiga keputusan kunci harus dibuat. Pertanyaan pertama
adalah “Perlukah kita mengembangkan EIS?” Jika jawabannya tidak , eksekutif
terus mengandalkan system yang ada sekarang.
Jika jawabannya ya, pertanyaan selanjutnya adalah, “ Apakah
tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai yang memenuhi
kebutuhan eksekutif?” Jika ada perangkat lunak itu dibeli.
Jika tidak, pertanyaan selanjutnya adalah , “
Perlukkah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?” Jika ya, perangkat
lunak itu dibeli. Jika tidak , staff jasa informasi perusahaan menciptakan
perangkat lunak EIS pesanan (Custom EIS Software).
10.6
Keputusan Penerapan EIS
Untuk memutuskan apakah akan diterapkan EIS berbasis
computer atau tidak perusahaaan perlu membuat tiga keputusan :
a. Perlu mengembangkan
EIS ?
Jika tidak, eksekutif akan mengandalkan system yang ada.
Jika ya , maka ekskutif akan menyusun rencana dan tujuan dalam pengembangan dari system yang ada (ini tergantung pada masing masing perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi)
Jika ya , maka ekskutif akan menyusun rencana dan tujuan dalam pengembangan dari system yang ada (ini tergantung pada masing masing perusahaan sesuai dengan kebutuhan informasi)
b. Apakah tersedia
perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai?
Jika ada, gunakan perangkat lunak tersebut. Jika tidak
ada, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah menambah
efisiensi jika di lakukan penambahan perangkat lunak.
c. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai ?
c. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai ?
Jika ya, maka perangkat lunak dibeli. Jika tidak, staf
spesialisasi informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS sendiri.
Faktor-faktor penentu keberhasilan
penerapan EIS
a. sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tngkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan
b. Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan
c. staf jasa informasi yang sesuai
harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.
d. Teknologi Informasi yang sesuai
Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.
e. Manajemen data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
a. sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tngkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan
b. Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan
c. staf jasa informasi yang sesuai
harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.
d. Teknologi Informasi yang sesuai
Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.
e. Manajemen data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
f.
Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
Sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis
g. Manajemen atas penolakan organisasi
Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.
h. Manajemen atas penyebaran dan evolusi system
Sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis
g. Manajemen atas penolakan organisasi
Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.
h. Manajemen atas penyebaran dan evolusi system
jika
manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat
bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi
masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah
tersebut tidak terkendali
10.7 Factor Penentu Keberhasilan EIS
a. Sponsor eksekutif
yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tngkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan
b. Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaan
c. Staf jasa informasi yang sesuai\ harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.
d. Teknologi Informasi yang sesuai
yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tngkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu menorong penerapan EIS diperusahaan
b. Sponsor Operasi
Jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaan
c. Staf jasa informasi yang sesuai\ harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.
d. Teknologi Informasi yang sesuai
Penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai
dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.
e. Manajemen data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
e. Manajemen data
Tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.
f. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
Sebagian besar EIS yang dirancang digunakan untuk memecahkan masalah yang spesifik berkaitan dengan bisnis
g. Manajemen atas penolakan organisasi
Jika eksekutif menolak menggunakan EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya.
h. Manajemen atas penyebaran dan evolusi system
jika manajer tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali
10.8 Kecenderungan EIS Masa Depan
a. Penggunaan
EIS pada perusahaan besar menjadi umum.
b. Software EIS dengan harga
lebih murah makin dibutuhkan.
c. SIM dan DSS masa depan
akan menjadi seperti EIS saat ini.
d. Dibandingkan aplikasi lain
lebih banyak usaha yang dilakukan agar user menerima EIS. Kita akan melihat perangkat
lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk
manajer pada tingkat yang lebih rendah.
e. Eksekutif akan
mempertahankan komputer secara perspektif.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar