SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
“ Sistem Informasi Akuntansi “
Dosen Pengajar : Lydia Setyawardani, SE, MSi
Disusun
Oleh :
1.
Zendy Christianto 1110205021
2.
Chindy Ramadhani Ichsan 1210205400
3.
Diani Zakiya Chayati 1210205405
4.
Ferdy Zulfian Rahmat 1210205409
5.
Amanda Ismi K 1210205420
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia
Surabaya
6 SM - 3
Sistem Informasi Akuntansi
8.1 Apakah Pengolahan Data
Data adalah kemyataan yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Pengolahan data (data processing) adalah manipulasi data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa informasi, sedangkan informasi adalah hasil dari kegiatan-kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau peristiwa.
Pengolahan data (data processing) adalah manipulasi data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa informasi, sedangkan informasi adalah hasil dari kegiatan-kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau peristiwa.
A. Siklus
Pengolahan Data
Siklus pengolahan data
terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu Input, Processing dan Output.
B. Empat
golongan besar alat pengolah data
- Peralatan manual :
yaitu peralatan pengolahan data yang sangat sederhana, dan faktor
terpenting dalam pemakaian alat adalah menggunakan tenaga tangan manusia
- Peralatan Mekanik: yaitu
peralatan yang sudah berbentuk mekanik yang digerakkan dengan tangan
secara manual
- Peralatan Mekanik
Elektronik : Peralatan mekanik
yang digerakkan oleh secara otomatis oleh motor elektronik
- Peralatan Elektronik : Peralatan
yang bekerjanya secara elektronik penuh
C. Sifat Pengolahan Data
·
Ada beberapa sifat
pengolahan data yang membedakannya dengan area apliksi yang lain.
·
Pengolahan data
menjalankan tugas yang penting; Pengolahan data adalah aktivitas yang
diperlukan.
·
Mengikuti prosedur standar
secara relative; Peraturan dan latihan yang diterima menjelaskan cara
pengolahan data yang akan dilakukan.
·
Menghimpun data yang
detail atau lengkap.
Karena record pengolahan data menunjukan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail.
Karena record pengolahan data menunjukan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail.
·
Mempunyai fokus historis
yang paling utama.
·
Memberikan informasi
pemecahn masalah minimal.
D. Perangkat
Lunak Pengolahan Data
Terdapat beberapa macam perangkat lunak pengolah data
yang sudah berkembang diantaranya: Database III (dBase III), Database IV (dBase
IV), Foxbase, Microsoft Access, SPSS dan lain-lain.
- Dbase
III, Dbase IV dan Foxbase adalah program aplikasi pengolah data berbasis
DOS
- Microsoft
Access adalah program aplikasi pengolah data berbasis Windows
- SPSS
dan Fox pro adalah sebuah aplikasi pemograman untuk membuat sebuah program
berbasis data
E. Manfaat dan
Peranan Pengolahan Data dalam Memecahkan Masalah
Pengolahan data dalam kehidupan di sebuah sistem sangat
penting. karena sanga membantu sekali dalam sebuah sistem. Sistem yang kompleks
sangat terbantu oleh Pengolahan Data, karena selain dapat menyimpan pengolahan
data juga dapat membantu mencari data bila diperlukan.
·
Data adalah :
Suatu penggambaran
fakta , pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia
atau mesin.
Contoh : data berupa
angka , karakter, alphabet, simbol, gambar, suara dll
·
Pengolahan data adalah :
Pengubahan atau
transformasi simbol-simbol seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan
kegunaannya.
·
Sistem Pengolahan Data
adalah :
Sistem yang melakukan
pengolahan data.
Contoh : sistem
pengolahan data penjualan, sistem pengolahan data pegawai dll.
·
Tujuan Pengolahan Data :
Untuk mengambil
informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang
berguna (hasil).
·
Fungsi dasar Pengolahan
Data :
1. Mengambil program
dan data (masukan / input)
2. Menyimpan program
dan data serta menyediakan untuk pemrosesan
3. Menjalankan proses
aritmatika dan logika pada data yang disimpan
4. Menyimpan hasil
antara dan hasil akhir pengolahan.
5. Mencetak atau
menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.
·
Pengolahan Data Pada
Komputer
Pengolahan data pada komputer meliputi :
Pengolahan data pada komputer meliputi :
i.
Pengumpulan data
Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap
tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.
Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap
tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.
ii.
Pengubahan Data
operasi pengubahan data mencakup : pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasian,
perekapitulasian, pembandingan.
operasi pengubahan data mencakup : pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasian,
perekapitulasian, pembandingan.
iii.
Penyimpanan Data
Semua data harus
disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan
dalam berbagai media
penyimpanan, dan file yang disimpan disebut database.
iv.
Pembuatan Dokumen
Sistem pengolahan data
menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau
kelompok baik di dalam
maupun luar perusahaan.
v.
Manfaat Pengolahan Data
Dengan digunakannya pengolahan
data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh adalah meminimalkan
kebutuhan tenaga manusia , hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara
otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer . Keuntungan lain adalah
kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih
besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan
pengolahan secara serentak.
F. Sistem Pengolahan Data
Komputer adalah sebuah alat elektronik yang beroperasi di
bawah kontrol instruksi yang disimpan di dalam memorynya, yang dapat menyimpan
dan memanipulasi data menurut aturan yang ditentukan kemudian memberikan dan
menyimpan hasil untuk keperluan mendatang. Dalam hal ini, input yang diberikan
berupa data dan hasil yang dikeluarkan tersebut disebut dengan informasi. Dalam
dunia komputer system pengolah data di bedakan menjadi dua, yaitu File
Processing System dan Database.
·
File Processing System (Sistem Pengolah File)
Dulu banyak organisasi
yang menggunakan file processing system untuk menyimpan dan mengelola data.
Dengan file processing system, setiap departemen atau area dalam sebuah
organisasi memiliki kumpulan file nya masing – masing. File – file ini didesain
secara spesifik untuk masing – masing aplikasi yang digunakan di setiap departemen
atau area tersebut, sehingga record data dalam satu file tidak berhubungan
dengan record di file lainnya.
Namun file processing
sistem memiliki 2 kelemahan yang mencolok, yaitu:
1. Data Redudancy
Redudansi data adalah
istilah yang digunakan untuk menggambarkan penyimpanan data yang sama berkali –
kali sehingga hal ini menyebabkan sumber daya penyimpanan seperti harddisk
terbuang dengan percuma.
Adanya redudansi data
disebabkan oleh karena setiap departemen memiliki kumpulan filenya sendiri,
sehingga field yang sama disimpan dalam lebih dari satu file.Adanya duplikasi
data ini menyebabkan pemborosan tempat penyimpanan dan waktu, serta dapat
meningkatkan terjadinya error / kesalahan.
2. Isolated Data
Isolasi data adalah
kondisi ketidaktahuan pengguna program akan data penting yang sama pada program
lain sebagai akibat dari pemakaian data secara terpisah oleh tiap program yang
berbeda.
Isolasi data juga
menyebabkan sulitnya untuk mengakses data dalam departemen yang berbeda,
padahal kebutuhan untuk mengakses data di departemen lain sering terjadi di
dalam sebuah perusahaan.Misalnya, data alamat e-mail member hanya terdapat di
file membership coordinator, dan data jadwal training member hanya di file training
office, Apabila staf perusahaan ingin memberitahu member melalui email bahwa
jadwalnya berubah, maka staf tersebut membutuhkan data dari kedua file
(membership coordinator dan training office).Hal ini membutuhkan prosedur yang
rumit dan seringkali membutuhkan pengalaman dari seorang programmer computer.
Kedua hal inilah yang
menyebabkan banyak orang maupun organisasi beralih ke system pengolah data yang
lebih dapat mengatur, menyimpan, dan mengambil data dengan jumlah besar dengan
mudah yang kita sebut dengan sistem pengolah data basis atau Database.
·
Database (Basis data)
adalah kumpulan
informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat
diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari
basis data tersebut. Database sendiri terdiri dari sebuah koleksi data yang
terorganisir dalam bentuk digital. Salah satu cara untuk mengelompokkan
database melibatkan jenis isinya, misalnya: bibliografi, dokumen-teks,
statistik.
Pendekatan database
memiliki beberapa kelebihan, sebagai berikut :
1. Mengurangi redudansi data
Pengurangan data
redudansi membuat proses penyimpanan data efektif sehingga menghemat biaya
perusahaan untuk investasi teknologi penyimpanan.
2. Meningkatkan integritas data
Dengan adanya
integritas data maka mempermudah proses pengupdatean data, karena pengupdatean
sebuah field atau data berlaku untuk semua table yang menggunakan data
tersebut.
3. Memudahkan dalam share data dan akses data
Proses administrasi
dalam table dilakukan pada satu lokasi yaitu database server. Dengan demikian
proses share data atau akses data dapat berlangsung lebih mudah dan efektif.
4. Mengurangi waktu pengembangan
Dengan system database,
pengembangan program berlangsung lebih cepat. Hal ini disebabkan karena
perubahan yang menyangkut administrasi data dilakukan melalui server database.
Proses administrasi dan penganalisaan data yang berlangsung di satu tempat ini
mempermudah proses pembangunan program yang lebih efektif terutama pada tahap
analisa dan penerapan program.
Teknologi database sendiri merupakan
teknologi yang hadir seiring dengan perkembangan teknologi komputer yang dimana
diciptakan dan dikembangkan secara khusus untuk mengolah database agar dapat
diakses dengan lebih mudah dan cepat namun juga tetap akurat agar penggunaannya
tentu semakin efektif dan efisien sesuai dengan tuntutan jaman dan perkembangan
dari teknologi informasi saat ini.
Dua contoh teknologi
database yang dapat saya berikan adalah sebagai berikut:
- Data warehouse
Adalah database besar
yang digunakan untuk menyimpan dan mengatur data yang dibutuhkan untuk
menganalisa transaksi sekarang dan lampau. Dengan adanya data warehouse,
manajer dan pengguna dapat mengakses transaksi dan ringkasan transaksi dengan
efektif.
2. Web database
Server database pada mulanya hanya mendukung program
internal perusahaan. Melalui website, kegunaan server database diperluas dengan
adanya dukungan akses publik. Salah satu contoh dari pemanfaatan ini adalah
transaksi online.
Perkembangan dari Teknologi Database sudah berlangsung
sejak tahun 1960an dimana pada saat itu berkembang sebuah sistem yang disebut
dengan Flat File yang bertahan
hingga tahun 1980an. Hierarchial dan Network adalah teknologi komputer yang
berkembang dari tahun 1970an hingga tahun 1990an. Pada tahun 1980an hadir
sebuah teknologi yang disebut dengan Relational yang
masih eksis hingga saat ini, seiring dengan tuntutan user Object-oriented dan Object-relational hadir
pada tahun 1990an yang terus berkembang dan masih digunakan hingga sekarang.
Software
yang dapat mengijinkan penggunanya untuk membuat, mengakses, dan mengatur
sebuah database adalah sistem manajemen basis data (database management system).
Database management system (DBMS), atau kadang disingkat SMBD, adalah suatu
sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan
menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. Contoh tipikal
SMBD adalah akuntansi, sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan,
SMBD telah berkembang menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan. DBMS merupakan
perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan utilisasi dan mengelola
koleksi data dalam jumah yang besar. DBMS juga dirancang untuk dapat melakukan
masnipulasi data secara lebih mudah.
Sebelum
adanya DBMS maka data pada umumnya disimpan dalam bentuk flatfile, yaitu file
teks yang ada pada sistem operasi. Sampai sekarangpun masih ada aplikasi yang
menyimpan data dalam bentuk flat secara langsung. Menyimpan data dalam bentuk flat
file mempunyai kelebihan dan kekurangan. Penyimpanan dalam bentuk ini akan
mempunyai manfaat yang optimal jika ukuran filenya relatif kecil, seperti file
passwd. File passwd pada umumnya hanya digunakan untuk menyimpan nama yang
jumlahnya tidak lebih dari 1000 orang. Selain dalam bentuk flat file,
penyimpanan data juga dapat dilakukan dengan menggunakan program bantu seperti
spreadsheet.
Penggunaan
perangkat lunak ini memperbaiki beberapa kelemahan dari flat file, seperti
bertambahnya kecepatan dalam pengolahan data. Namun demikian metode ini masih
memiliki banyak kelemahan, diantaranya adalah masalah manajemen dan keamanan
data yang masih kurang.
Penyimpanan data dalam
bentuk DBMS mempunyai banyak manfaat dan kelebihan dibandingkan dengan
penyimpanan dalam bentuk flat file atau spreadsheet, diantaranya :
1. Performance yang
dapat dengan penyimpanan dalam bentuk DBMS cukup besar, sangat jauh berbeda
dengan performance data yang disimpan dalam bentuk flat file. Disamping
memiliki unjuk kerja yang lebih baik, juga akan didapatkan efisiensi penggunaan
media penyimpanan dan memori.
2. Integritas data
lebih terjamin dengan penggunaan DBMS. Masalah redudansi sering terjadi dalam
DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama
dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan.
3. Independensi.
Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus mengubah aplikasi
yang mengaksesnya sehingga pembuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah
dengan penggunaan DBMS.
4. Sentralisasi. Data
yang terpusat akan mempermudah pengelolaan database. kemudahan di dalam
melakukan bagi pakai dengan DBMS dan juga kekonsistenan data yang diakses
secara bersama-sama akan lebiih terjamin dari pada data disimpan dalam bentuk file
atau worksheet yang tersebar.
5. Sekuritas. DBMS
memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel daripada pengamanan pada file
sistem operasi. Keamanan dalam DBMS akan memberikan keluwesan dalam pemberian
hak akses kepada pengguna.
Contoh SMBD adalah Oracle,
SQL server 2000/2003, MS Access, MySQL dan sebagainya.
– Oracle
Basis data Oracle adalah basis data relasional
yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu sistem manajemen basis data RDBMS.
Perusahaan perangkat lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk
bermacam-macam aplikasi yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat
keras komputer (platform).
Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan
oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed Oates lewat perusahaan konsultasinya
bernama Software Development Laboratories (SDL) pada tahun
1977. Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi Oracle Corporation
sampai sekarang.
– MS Acces
Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah
program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan
rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota
dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word,
Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis
data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang
intuitif sehingga memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang
disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine,
Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang
mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang
mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang
kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya
untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga
mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat
digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
– MySQL
MySQL adalah sebuah
perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database
management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6
juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai
perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi
mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana
penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.
Tidak sama dengan proyek-proyek seperti Apache, dimana
perangkat lunak dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode
sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori
oleh sebuah perusahaan komersial Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta
hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia
yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan Larsson, dan Michael
“Monty” Widenius.
Pengertian
database dari sisi pelaku bisnis saat ini sangat luas, namun bila sedikit
saya tarik benang merahnya database bagi pelaku bisnis adalah sebuah sistem
teknologi yang memuat data-data yang saling berhubungan dengan jumlah besar
yang dapat di panggil kemudian di olah sesuai kebutuhan dan pada akhirnya
menghasilkan sebuah output berupa informasi yang di perlukan oleh sebuah maupun
beberapa unit/ divisi organisasi bisnis, dimana informasi yang dihasilkan
tersebut berfungsi sebagai bahan dasar pertimbangan/ pengoperasian sebuah
atau beberapa unit/ divisi kegiatan dari organisasi tersebut.
Hal
inilah menurut saya yang terus mendorong database menjadi peran vital di dunia
bisnis saat ini, dikarenakan pengolahan databasis juga mendukung pelaku bisnis
untuk selalu mendapatkan informasi berkualitas yang dicirikan dengan
informasi yang akurat, dapat dipastikan, penggambaran waktu sekarang, terorganisasi,
mudah diakses, berguna, dan juga dapat mengurangi biaya yang harus dikeluarkan
oleh sebuah organisasi bisnis.
8.2 System Informasi Akuntansi
Sistem adalah sekelompok
unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang
berulang kali atau yang secara rutin terjadi.
Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat
dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Karakteristik
informasi yang realible harus memenuhi syarat relevan, tepat waktu, akurat dan
lengkap.
Sistem Informasi adalah
sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi
yang bermafaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri
sebenarnya adalah sebuah sistem informasi.
Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
·
Mengumpulkan dan menyimpan
data tentang aktivitas dan transaksi.
·
Memproses data menjadi
informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
·
Melakukan kontrol secara
tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan
transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi
keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
·
Sistem pemrosesan
transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
·
Sistem buku besar/
pelaporan keuangan
·
Sistem Penutupan dan
pembalikan. Merupakan pembalikan dan penutupan dari laporan yang dibuat dengan
jurnal pembalik dan jurnal penutup
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi,
neraca, arus kas, pengembalian pajak.
Sistem
Informasi Manajemen
Sistem
Informasi Manajemen memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa
diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi. Bagaimana pun juga sistem informasi
manajemen di laksanakan dengan kerja bersama. Dengan mendukung semua ide dari
masing-masing group yang melakukan kerja di lapangan dan bagaimana kita
memberikan semangat yang tinggi buat karyawan.
Cara Kerja
·
Bagaimana mengoleksi data
yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
·
Bagaimana mentransformasi
data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan
organisasi?
·
Bagaimana menjamin
ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
Manfaat
·
Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat
melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
·
Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang
dihasilkan
·
Meningkatkan efisiensi
·
Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
·
Meningkatkan sharing knowledge
·
menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Komponen Sistem Informasi Akuntansi
·
Manusia adalah pelaku
yang menjalankan sistem
·
Transaksi merupakan
objek dari sistem informasi akuntansi sebagai masukan, lalu diproses sehingga
menghasilkan informasi
·
Prosedur adalah
langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan transaksi atau kegiatan
perusahaan.
·
Dokumen yaitu berupa
formulir yang digunakan sebagai sarana pencatatan pada saat transaksi
·
Peralatan adalah suatu
alat atau sarana yang digunakan dalam melakukan pencatatan pada sistem
informasi yang bersangkutan.
8.3 Tugas Pengolahan Data
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data. Keempat tugas
itu dijelaskan dibawah ini:
Pengumpulan data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap
tindakan di jelaskan oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan
elemen lingkungan, maka disebut transaksi, karena itu timbulah istilah
pengolahan data.
Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap
tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan preusahaan.
Manipulasi data
Data perlu di manipulasi untuk mengubahnya menjadi
informasi.Operasi manipulasi data meliputi:
- Pengklasifikasian
Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di
bidang komputer, kode ádalah satu atau beberapa karákter yang di gunakan untuk
mengindentifikasi dan mengelompokan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji
mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (no pegawai), departemen
pegawai itu (no departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).
- Pengurutan
(sorting)
Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode
atau elemen data lain. Misalya, file catatan gaji disusun sehingga suma
catatan untuk pegawai terkumpul menjadi satu.
- Penghitungan
Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data
untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam sistem gaji, misalnya
upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.
- Pengikhtisaran
Terdapat begitu banyak data yang perla disintesis, atau disarikan,
menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dst.
Penyimpanan data
Disuatu
perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari, sedangkan
di perusahaan lain akan lebih banyak lagi.Tiap transaksi
dijelaskan oleh beberapa elemen data . Seluruh data ini harus disimpan di suatu
tempat hinggá diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data.Datadisimpan
pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis
untuk membentuk suatu database.Sebagian besar dat dalam database adalah data
akuntansi.
Penyiapan dokumen
SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di
dalam dan di luar perusahaan.
Output tersebut dipicu dalam dua cara:
Oleh suatu tindakan Output dihasilkan jika sesuatu terjadi.
Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
Oleh jadwal waktu Output dihasilkan pada suatu saat tertentu.
Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan setiap hari jum’at.
Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak
pemakai menggunakan tampilan layar.
8.4 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Pada awalnya sebelum kita membahas tentang
Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi, alangkah baiknya kita tahu apa
definisi dari Sistem Informasi Akuntasi, yaitu : Wilkinson (1991) Sistem
informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya
(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi
input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang
digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi
akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Sedangkan menurut Gelinas, Orams, dan Wiggins
(1997) Sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai subsistem khusus dari sistem
informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses dan melaporkan
informsi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Setelah mengetahui pengertian dari Sistem
Informasi Akuntansi (SIA),langkah selanjutnya adalah mengetahui karakteristik
dari Sistem Informasi Akuntansi (SIA) itu sendiri.
Adapun karakteristik dari Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) adalah sebagai berikut :
1. Pengumpul dan penyimpan data dari semua
aktivitas dan transaksi perusahaan
2. Memproses data menjadi informasi yang
berguna pihak manajemen.
3. Memanajemen data-data yang ada kedalam
kelompok-kelompok yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
4. Mengendalikan kontrol data yang cukup
sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga.
Anthony
(1965) mengakui pentingnya karakteristik SIA yang berkaitan dengan pekerjaan.
Karakteristik SIA dibedakan dari beberapa dimensi, yaitu :
1. Informasi yang
diarahkan pada informasi keuangan atau non keuangan,
2. Informasi untuk kepentingan
internal atau external.
3. Informasi Masa Lalu (
histories ) atau Masa Depan ( Future ).
Disamping
itu, terdapat pula ukuran-ukuran penting dalam desain Sistem Informasi
Akuntansi, yakni:
1. Broad Scope
2. Timelines
3. Agregasi
4. Dan Informasi yang
terintegrasi (Chenhall & Morris, 1986; Bowens & Abernethy, 2000)
Konsep
Karakteristik Informasi ini dapat membantu para pengambil keputusan untuk
menentukan berapa yang harus dia bayar untuk sebuah informasi yang berhubungan
dengan keputusan yang akan di ambil. Dalam hubungannya dengan suatu organisasi
, maka perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu system
informasi pada umumnya digunakan untuk beberapa keperluan, sehingga sulit
untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu
dengan biaya yang dikeluarkan untuk memperolehnya, karena sebagian besar
informasi tidak hanya digunakan oleh satu pihak dalam organisasi perusahaan
tersebut. Dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dalam
nilai unag secara tepat, tetapi mungkin hanya dapat ditaksir dalam bentuk nilai
efektivitasnya. Sebagai Contoh, Keputusan Investasi biasanya analisisnya
dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit
Menurut
Hall (2007:27) karakteristik kualitas informasi akuntansi terdiri dari :
“1.
Relevan
2.
Tepat Waktu
3.
Akurat
4.
Lengkap
5.
Rangkuman (ringkasan)”.
Adapun
penjelasan Kriteria-kriteria di atas adalah :
a) Relevan
Informasi
yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan
pemahaman yang baru. Laporan yang hanya bersifat sementara, dan selanjutnya
tidak relevan harus dihentikan pembuatannya.
b) Tepat
Waktu
Umur
informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya.
Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.
c) Akurat
Informasi
harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kesalahan-kesalahan material
ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakainya melakukan
keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan.
d) Lengkap
Tidak
ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan
tugas yang hilang. Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan kesulitan,
karena informasi yang tidak disertakan itu akan menjadi unsur ketidakpastian
yang besar.
e) Rangkuman
(ringkasan)
Informasi
harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang ringkas
dan mengikhtisarkan data relevan yang menunjukan bidang-bidang penyimpangan
terhadap tingkat normal, standar, atau yang direncanakan merupakan bentuk
informasi yang banyak diperlukan oleh para pemakai informasi
Karakteristik Sistem
Informasi Akuntansi Keuangan.
1.
Sistem Informasi Akuntansi Keuangan melaksanakan tugas yang diperlukan.
2.
Berpegangan pada prosedur yang relatif standar.
3.
Menangani data lebih rinci.
4.
Berfokus historis.
5.
Menyediakan informasi pemecah minimal.
6.
Berbagai transaksi nonkeuangan yang tidak dapat diproses dalam Sistem Informasi
Akuntansi Keuangan, dapat diproses melalui sistem informasi manajemen. Sistem
Informasi Akuntansi Keuangan berbeda dengan sistem informasi manajeman. Berikut
ini perbedaan kedua sistem tersebut.
7.
Sistem Informasi Akuntansi Keuangan berfungsi untuk mengklasifikasi, memproses,
menganilisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan.
8.
Sistem Informasi Manejemen berfungsi untuk mengklasifikasi, memproses,
menganalisa, dan mengomunikasikan semua tipe informasi.
8.5 Peran
Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pemecahan Masalah
Hasil dari aktivitas pemecahan masalah
adalah solusi. Memikirkan masalah sebagai sesuatu hal yang selalu buruk adalah
suatu hal yang mudah untuk dilakukan, karena kita jarang mengartikan frase
mengambil keuntungan dari sebuah situasi sama halnya dengan kita mengartikan
frase memperbaiki sebuah situasi yang buruk. Kita akan memperhitungkan peraihan
kesempatan ke dalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah sebagai
suatu kondisi atau peristiwa yang merugikan atau memiliki potensi untuk
merugikan bagi sebuah perusahaanatau yang menguntungkan atau yang
memilikipetensi untuk menghasilkan keuntungan. Selama proses pemecahan masalah,
manajer akan terlibat dalam pengambilan keputusan, yaitu tindakann memilih
alternative tindakan. Keputusan adalah tindakan tertentu yang di
pilih. Biasanya pemecahan masalah akan membutuhkan beberapa keputusan.
1.
Peranan Interpersonal
Ø Figur Pimpinan: Manajer melakukan tugas-tugas seremonial,
seperti memberikan tur ke fasilitas bagi tamu yang berkunjung.
Ø Pimpinan: Manajer memelihara unitnya dengan memperkerjakan dan
melatih staf serta memberikan motivasi dan semangat.
Ø Hubungan: Manajer melakukan kontak dengan orang-orang diluar
unit manajer itu sendiri (sesama manajer dan pihak lain di dalam lingkugan
unit) dengn tujuan menjalankan urusan-urusan bisnis.
2.
Peranan Informasional
Ø Monitor: Manajer terus mencari informasi yang berisa kinerja
unitnya.
Ø Desimenator: Manajer meneruskan informasi yang berharga ke
pihak-pihak lain di dalam unitnya.
Ø Juru Bicara: Manajer meneruskan informasi yang berharga ke
pihak-pihak diluar unit(atasan dan orang-orang di dalam lingkungan).
3.
Peranan Keputusan
Ø Wirausaha: Manajer melakukan perbaikan yang permanen terhadap
unit, seperti mengubah struktur organisasi.
Ø Penanganan Gangguan: Manajer memberikan reaksi terhadap
peristiwa-peristiwa yang tidak di antisipasi sebelumnya, seperti
devaluasi mata uang di Negara-negara asing di mana perusahaan memiliki operasi.
Ø Pengalokasi Sumber Daya: Manajer mengendaikan kas unitnya,
menentukan berbagai sub unit mana akan menerima sumber daya apa.
Ø Negosiator: Manajer menyelesaikan perselisihan
Yang
terjadi di dalam unit dan antara unit dengan lingkungannya.
Karena pengolahan data ditandai oleh volume
data yang besar dibandingkan informasi, tampaknya SIA sedikit berkontribusi
pada pemecahan masalah. Hal ini menyesatkan, karena ada dua alasan.
Pertama, SIA menghasilakan beberapa output informasi dalam bentuk laporan
akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada
tingkat manajemen puncak. Kedua, dan yang lebih penting , SIA menyediakan
database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database
menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain terutama SIM dan DSS, dan
sedikit bagi system berbasis pengetahuan.
Pengolahan data merupakan dasar bagi system –
system pemecahan masalah yang lain. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan
computer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan SIA yang
baik.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar