SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“ Pengembangan Bisnis/ Strategi & Solusi Teknologi Informasi “

Dosen Pengajar : Lydia Setyawardani, SE, MSi

Disusun Oleh :

1.     Zendy Christianto                       1110205021

2.     Chindy Ramadhani Ichsan          1210205400

3.     Diani Zakiya Chayati                  1210205405

4.     Ferdy Zulfian Rahmat                 1210205409

5.     Amanda Ismi K                           1210205420

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia

Surabaya

6 SM - 3

Pengembangan Bisnis/ Strategi & Solusi Teknologi Informasi

7.1     Pengembangan Bisnis/ Strategi & Solusi Teknologi Informasi

                        Dalam berbisnis akan selalu diharapkan adanya perkembangan demi            menunjang profit agar bertambah seterusnya. Pada era globalisasi ini dan adanya    pasar bebas sangat mempengaruhi perkembangan bisnis, dalam hal ini sangat diperlukan teknologi informasi untuk menghadapi adanya globalisasi dan pasar bebas. Oleh karena itu perlu memahami lebih lanjut pengembangan bisnis dengan ditunjang teknologi informasi.

A.      Dasar Perencanaan

                Dasar perencanaan adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making) untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya.

            Proses perencanaan dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis menjadi rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsi personalia. Bagaimana pun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa. Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu.

Unsur-unsur dari proses perencanaan, yaitu:

a.      Audit situasi

b.      Riset masa depan

c.      Asumsi-asumsi

d.      Visi

e.      Tujuan, sasaran, target

f.       Kebijakan

g.      Rencana strategi

h.      Keunggulan strategi

7.2     Tantangan Implementasi

                        Pada bahasan ini, kita membahas mengenai  tantangan implementasi bisnis terhadap pengembangan sistem. Kata implementasi bermuara pada aktivitas, adanya aksi, tindakan, atau mekanisme suatu sistem. Ungkapan mekanisme mengandung arti bahwa implementasi bukan sekadar aktivitas, tetapi suatu kegiatan yang terencana dan dilakukan secara sungguh-sungguh berdasarkan acuan norma tertentu untuk mencapai tujuan kegiatan.

                        Tantangan dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan pihak eksternal.

            Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :

            1. Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk digunakan.

           2. Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.

     3. Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.

                        Operasional adalah departemen yang secara langsung memberikan kontribusi nilai terhadap suatu organisasi; mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan lain sebagainya, sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional. Walaupun ada beberapa ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun pabrik baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas mengurangi nilai organisasi.

                        Jika kedua belah pihak tidak terjalin kerjasama yang baik maka akan menciptakan kondisi deadlock, dimana user tidak dapat menjelaskan kebutuhannya, dan UAT tidak ada atau terkesan dipaksakan sehingga data pada aplikasi tidak sesuai dan tidak bisa diandalkan. Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk menghadapi tantangan ini. Dan perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga pengembangan system informasi bersifat kontinyu, dan mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan yang tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua tentang people power untuk kehidupan yang lebih baik.

                        Bisnis apapun apabila ingin bertahan dan berhasil dalam jangka panjang maka perusahaan tersebut harus berhasil mengembangkan strategi yang telah direncanakan yang didukung dengan sistem informasi dan teknologi informasi dalam menghadapi lima tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam pasar (industri). Dalam model klasik Michael Porter tentang bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi tekanan yang ada. Tekanan tersebut diantaranya adalah:

1.      Persaingan dari para pesaing dalam industrinya.

2.      Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya.

3.      Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar.

4.       Daya tawar pelanggan.

5.       Daya tawar pemasok

7.3     Pengembangan Sistem Bisnis

                        Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dengan aktivitas orang/user, yang menggunakan teknologi itu, untuk mendukung operasi dan manajemen. Jadi, bisa dipastikan bahwa semua perusahaan membutuhkannya. Nah, ketika kita membicarakan perusahaan, maka kita akan berbicara juga mengenai profit. Dan manakala kita membicarakan profit, otomatis kita pasti akan juga membicarakan manajemen. Karena dengan manajemen yang baik, pastinya akan menghasilkan profit yang baik juga. Itulah peluang yang sangat besar jika kita mulai melihat Pengembangan Sistem Informasi sebagai proyek bisnis kita kelak.

                        Pengembangan teknologi informasi penting dalam menunjang sistem bisnis, oleh karena itu dalam mengembangkan bisnis diperlukan juga adanya perkembangan sistem informasi.  Dalam pengembangan sistem  tentunya akan membahas sub babnya berupa pendekatan sistem, siklus hidup pengembangan sistem, prototyping, dll.

           

            Hal Mendasar Dalam Pengembangan Sistem

            Dalam pengembangan dan perancangannya, penganalisa sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang memiliki daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan dipengaruhi sejumlah hal (Okta, 2007), yaitu:

§     Produktifitas. Saat ini dibutuhkan sistem yang lebih banyak, lebih baik dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas, kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengembangkan sendiri, bahasa pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50% s.d 70% sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian perangkat lunak, dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.

§     Reliabilitas. Waktu yang dihabiskan untuk testing sistem secara umum menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan sistem. Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan diberbagai perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya tidak mungkin untuk diubah. Sebagai contoh kasus; untuk setiap program yang dihasilkan dari IBM’s superprogramer project punya tiga sampai lima kesalahan untuk setiap kesalahan untuk setiap sepuluh statement pemrograman.

§     Maintabilitas. Perawatan mencakup;

(a) modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan    kecepatan pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam pengoperasian sistem),

(b) modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai
80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi, peningkatan dan pelacakan kesalahan

Kualitas Informasi

Kualitas informasi (quality of information), menurut Prabu, 2006, di antaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu:

Relevan (Relevancy), dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevancy informasi antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi tersebut. How is the message used for problem solving (decision masking)?

                        Akurat (Accurate), yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidak akuratan data terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga menyebabkan data asli tersebut berubah atau rusak.

            Komponen keakuratan suatu informasi di antaranya:

1.                  Completeness; Are necessary message items present? Hal ini dapat berarti bahwa informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah yang terjadi dalam suatu organisasi tersebut.

2.                  Correctness; Are message items correct?  maksudnya bahwa informasi yang diterima kebenarannya tidak perlu diragukan lagi. Kebenaran dari informasi tersebut harus dapat dipertanggung jawabkan.

3.                  Security; Did the message reach all or only the intended systems users?  Informasi yang diterima harus terjamin keamanan datanya.

4.                  Time Lines (Tepat waktu); Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang, maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitasnya pun menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, maka akan berakibat fatal sehingga salah dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru.

5.                  Economy (Ekonomis); What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?.  Kualitas dari Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga  bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat di dalamnya.

6.                  Efficiency (Efisien); What level of resources is required for each unit of information output?

7.      Reliability (dapat dipercaya); Informasi yang didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi serta dalam hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen.

Prinsip Pengembangan Sistem

§  Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

§  Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal besar, maka setiap investasi modal harusmempertimbangkan dua hal berikut ini:

            1. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan

            2. Investasi yang terbaik harus bernilai

§  Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

§  Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem

§  Proses pengembangan sistem tidak harus urut

§  Jangan takut membatalkan proyek

§  Dokumentasi harus ada untuk  pedoman dalam pengembangan sistem

Alasan diperlukan Pengembangan Sistem Informasi

1.      Adanya masalah yang timbul dari sistem yang lama

2.      Untuk meraih kesempatan – kesempatan dalam berbagai hal

3.      Adanya instuksi dari pimpinan atau adanya peraturan dari pemerintah

7.4     Implementasi Sistem Bisnis

                        Implementasi Sistem Informasi Untuk Mendukung Kegiatan Perusahaan -Saat ini manusia dalam kesehariannya sebagai pengguna informasi sangat bergantung pada berbagai sistem informasi, mulai dari sistem informasi manual yang sederhana dengan menggunakan saluran informal, hingga sistem informasi berbasis komputer yang rumit dan menggunakan saluran telekomunikasi canggih. Di dalam suatu perusahaan, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi bahkan telah memainkan peran penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan hingga mendukung perusahaan mencapai keunggulan kompetitif yang strategis.

                        Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005).

Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:

·         Mendukung proses bisnis dan operasional

·         Mendukung pengambilan keputusan

·         Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

                        Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen. O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu :

a)      Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System)

Sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu :

1)      Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing System.

2)      Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)

3)      Sistem Pengendalian Proses (Process Control Systems)

4)      Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems)

b)      Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System)

Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu : 
1)      Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems)

2)      Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems)

3)      Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems)

4)      Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Systems

Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut:

1)          Sistem Pakar

2)          Sistem Manajemen Pengetahuan

3)          Sistem Informasi Strategis

4)          Sistem Bisnis Fungsional

DAFTAR PUSTAKA

http://nuwrileardkhiyari.blogdetik.com/2013/09/13/dasar-dasar-perencanaan/

http://beeocvin.blogspot.com/2014/10/pengembangan-bisnisstrategi-solusi.html