Sistem
Informasi Keuangan
13.1 Model
Sistem Informasi Keuangan
Sistem
Informasi Keuangan yang dimekanisasi telah dipergunakan seabad lebih lamanya.
Mesin punched-card banyak dipakai perusahaan besar karena meruakan
satu-satunya alternatif untuk melakukan fungsi keuangan.
Kita mengetahui bahwa fungsi keuangan berhubungan dengan
arus uang yang keluar masuk perusahaan. Semua manajer dalam perusahaan memiliki
tanggung jawab keuangan. Para manajer di berbagai area dalam lingkungan
perusahaan juga berkepentingan dengan soal keuangan dalam mengambil keputusan
atau menetapkan kebijakan perusahaan. Sistem Informasi Keunagan dapat memenuhi
kebutuhan manajer maupun elemen-elemen lingkungan perusahaan atas informasi
keungan perusahaan.
Kita menggunakan istilah informasi keuangan untuk
menjelaskan subsistem CBIS yang memeberikan informasi kepada orang atau
kelompuk baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan.
Informasi disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, hasil dari
simulasi matematika, komunikasi elektronik dan saran dari sistem pakar. Model
sistem Informasi keuangan dapat dilihat seperti gambar di bawah ini :
Gambar1. Model Sistem
Informasi Keuangan
Seperti sistem
informasi fungsional lainnya, sistem informasi keuangan berisi
subsistem input dan output. Dua dari subsistem input, Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) dan suatu subsistem yang dikhususkan untuk menumpulkan
intelijen juga terdapat pada sistem fungsional lainnya. subsistem ketiga, audit
internal yang terdiri dari auditor yang menganalisis sistem konseptuala
perusahaan ntuk memastikan bahwa data-data keuangan diproses secara tepat.
Tiga susbsistem output memepengaruhi arus uang
perusahaan. Susbsistem peramalan (forecasting) memeproyeksikan kegiatan jangka
panjang perusahaan dalam lingkungan ekonomi. Susbsistem manajemen dana
menegelolan arus uang, menjaganya agar tetap seimbang dan positif. Subsistem pengendalian
memungkinkan manajer untuk menggunakan secara efektif semua jenis sumber daya
yang tersedia. Seperti sistem informasi fungsional lainnya, subsistem output
berisi berbagai jenis perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi
informasi.
Subsistem Audit Internal
Perusahaan besar maupun kecil bergantung pada auditor
eksternal untuk mengaudit catatan akuntansinya untuk menguji kebenarannya.
Kegiatan audit akan menghasilkan laporan audit yang kemudian dilaporkan
bersamaan dengan laporan tahunan kepada pemegang saham. Seorang auditor dalam
melaksanakan tugas auditnya harus objective, independent dan professional.
Jenis-jenis Kegiatan Audit
1. Audit Keuangan (Financial Auditing). Audit
keuangan dimaksudkan untuk menguji akurasi catatan perusahaan dan merupakan
jenis kegiatan yang dilakukan yang dilakukan oleh auditor eksternal.
2. Audit Operasional (Operational Auditing).
Audit operasional dilakukan bukan untuk menguji akurasi catatan tetapi untuk
memeriksa efektifitas prosedur. Ini merupakan jnis pekerjaan yang dilakukan
oleh analis sistem selama tahap analisis dari siklus hidup sistem. Pada saat
auditor internal melakukan audit operasional, mereka mencari tiga kemampuan
dasar sistem :
- Pengendalian
yang memadai
- Efisiensi
- Ketaatan
pada kebijakan perusahaan
3. Audit Kesesuaian. Audit kesesuaian sama
seperti audit operasional kecuali bahwa audit kesesuaian berlanjut terus.
Misalnya, auditor internal mungkin memeili sejumlah pegawai secara acak dan
menyerahkan langsung cek gaji merka daripada menggunakan pos perusahaan.
Subsistem Intelijen
Keuangan
Karena fungsi keuangan mengendalikan arus uang yang
melalui perusahaan, informasi diperlukan untuk mempercepat arus. Subsistem
itelijen keunagan berusaha mngidentifikasikan sumber-sumber terbaik modal
tambahan dan investasi terbaik bagi kelebihan dana. Untuk mencapai tujuan ini,
subsistem informasi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang
saham dan masyarakat keuangan.
Subsistem Peramalan
Peramalan(forecasting) merupakan slaah satu kegiatan
matematis tertua dalam bisnis. Peramalan ini telah dilakukan bertahun-tahun
sebelum komputer dengan menggunakan kalkulator meja. Komputer memungkinkan
peramal mebuat perhitungan secara lebih capat dan mudah. Dalam mementukan
kontribusi yang dapat dilakukan peramalan pada perusahaan, kita harus mengingat
3 fakta dasar dalam pikiran :
- Semua
peramlan merupakan priyksi dari masa lalu
- Semua
peramalan terdiri dari keputusan semistruktur
- Tidak
ada teknik peramalan yang sempurna
Peramalan Jangka Pendek dan Panjang
Peramalan
jangka pendek dilakuakn oleh area fungsional. Semua area funsionla menggunakan
ramalan penjualan sebagai dasar untuk menentukan sumber daya yang dibutuhkannya
untuk mendukung tingkat kegiatan yang diproyeksikan.
Peramalan jangka panjang biasnaya dilakukan
oleh suatu area selain pemasaran oleh fungsi finansial atau suatu kelompok
khusus yang hanya mempunyai tanggung jawab perencanaan.
Metode Peramalan
Metode
Nonkuantitatif, metode ini tidak melibatkan perhitumgam data tetapi
didasarkan pada penaksiran. Beberapa perusahaan telah membuat sistem formal
yang memasukan metode nonkuantitatif. Tiga sistem formal seperti itu adalah
konsensus panel, metode delphi dan sistem rapat elektronik.
Teknik konsensus, panel terdiri dari
sekelompok pakar yang secara terbuka mendiskusikan faktor-faktor berhubungan
dengan masa depan dan mencapai proyeksi tunggal berdasarkan kombinasi input.
Metode Delphi
Melibatkan sekelompok pakar yang tidak
bertemu secara langsung tetapi sebaliknya menyerahkan jawaban atas sejumlah
kuesioner yang disiapkan oleh seorang koordinator.
Metode Kuantitatif
Banyak teknik peramalan telah dikembangkan
selama bertahun-tahun. Yang banyak digunakan adalah analisis regresi. Analisis
regresi melibatkan pembuatan suatu hubungan antara kegiatan yang akan diramal,
disebut variable terikat (dependent variable) sedangakan variabel bebas adalah
variabel yang berhubungan dengan kegiatan lain di luar kegiatan yang diramal
perusahaan.
Subsistem Manajemen Dana
Arus uang dari lingkungan
yang melalui perusahaan dan kembali ke lingkungan adalah penting karena unag
digunakan utuk memperoleh sumber daya fisik lain. Arus ini dapat dikelola untuk
mencapai dua tujuan, (1) untuk memastikan bahwa arus masuk dari pendapatan
lebih besar dari arus keluarnya biaya, dan (2) untuk memastikan bahwa keadaan
ini akan tetap stabil sepanjang tahun.
Subsistem Pengendalian atau
Pengontrolan
Manajer memiliki tujuan
operasional yang harus dicapai, seperti memproduksi atau menjual sejumlah atau
senilai barang tertentu. Manajer diberikan suaatu anggaran operasi yaitu
sejumah uang yang tersedia untuk digunakan dalam memenuhi tujuan operasional.
Anggaran tersebut biasanya meliputi operasi untuk satu tahun fiskal, atau tahun
finansial.
Proses Penganggaran
Ada tiga pendekatan umum
yang dapat diambil perusahaan dalam menentukan anggarannya dari atas ke bawah
(top-down), dari bawah ke atas ( bottom up ), dan metode partisipasi.
Pendekatan dari Atas ke Bawah.
Jika pendekatan dari atas ke bawah diambil,
eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran dan kemudian menekankan jumlah
tersebut pada tingkat-tingkat yang lebih bawah.
Pendekatan dari Bawah ke Atas.
Jika pendekatan dari bawah ke atas diambil proses
anggaran dimulai pada tingkat organisasi terendah dan naik ke atas. Logikanya
adalah bahawa orang di tingkat yang lebih rendah lebih dekat pada tindakan dan
paling baik menentukan kebutuhan sumber dayanya.
Pendekatan Partisipasi
Karena kelemahan pendekatan top-down dan
bottom up, maka praktek umum yang biasa dilakukan adalah penyusunan anggaran
secara partisipasi. Artinya, orang yang menerima dana harus berpatisipasi dalam
menentukan tingkat dana. Ini merupakan pendekatan menerima dan memberi, dengan
manajer pada berbagai tingkatan berunding untuk mencapai anggaran yang
memuaskan semua pihak.
Gambar 2. Alur Proses
Anggaran
Gambar 2 menggambarkan langkah-langkah pross
penyusunan anggaran secara partisipasi. contoh ini mengasumsikan bahwa
perusahaan menggukan model matematika secra maksimum.
1.
Titik awalnya adalah rmaalan penjualan, disiapkan oleh pemasaran. Model
Peramalan mendasarkan proyeksinya pada inpt dari para manajer pemasaran tingkat
yang lebih rendah, dikombinasikan dengan penyesuaian oleh eksekutif pemasaran.
2.
Manajemen Puncak memeriksa ramalan itu dan membuaut penyesuaian berdasarkan
evaluasi sbyektif mereka ditambah sejumlah input lain.
3.
Data ramalan yang disetujui kemudian dimasukkan dalam model perencanaan sumber
daya (resource planning model) yang mengkonversikan tujuan penjualan ke dalam
kebutuhan sumber daya bagi setiap area fungsional.
4.
Proyeksi dari model perencanaan sumber daya kemudian dievaluasi oleh manajer
dalam setiap area fungsional. Para manajer ini menggunakan pengetahuan mereka
tentang bisnis untuk menyesuaikan jumlah yang menurut mereka cocok. Setiap
manajer bekerja sama dengan atasanya untuk sampai pada anggaran yang dapat
diterima. tanda panah dua arah yang menghubungkan hal ini dan langkah
selanjutnya menggambarkan bahwa saran bergerak naik turun di antara berbagai
tingkat manajemen sampai anggaran dirampungkan.
5.
Manajemen puncak mengkombinasikan anggaran fungsional yang disetujui untuk
mendapatkan anggaran operasional bagi perusahaan.
Proses penganggaran ini dilakukan sekali tiap tahun kalender,
tepat sebelum awal tahun fiskal.
13.2 Bagaimana Manajer Menggunakan Informasi
Keuangan
Arus
uang keluar perusahaan dipengaruhi oleh anggaran operasi. Manajer di seluruh perusahaan
menggunakan anggaran sebagai mekanisme pengendalian. Laporan anggaran bulanan
selama tahun fiskal memberitahukan manajer seberapa baik kinerja mereka
dibandingkan dengan anggarannya. Manajer juga menggunakan rasio-rasio untuk
membandingkan kinerja unitnya dengan standar yang telah ditetapkan perusahaan,
industri dan bisnis secara keseluruhan
Manager
menggunakan Sistem Informasi Keuangan untuk mendukung dalam pengambilan
keputusan yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan pengalokasian serta
pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan. Sistem Informasi Keuangan
digunakan untuk menjelaskan subsistem CBIS yang memberikan informasi kepada
orang atau kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan mengenai masalah
keuangan perusahaan, informasi biasanya disajikan dalam bentuk laporan
periodik, laporan khusus, hasil dari simulasi matematika komunikasi elektronik
dan saran dari system pakar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar