SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
“ Pengembangan Bisnis/ Strategi & Solusi Teknologi
Informasi “
Dosen Pengajar : Lydia Setyawardani, SE, MSi
Disusun
Oleh :
1.
Zendy Christianto 1110205021
2.
Chindy Ramadhani Ichsan 1210205400
3.
Diani Zakiya Chayati 1210205405
4.
Ferdy Zulfian Rahmat 1210205409
5.
Amanda Ismi K 1210205420
Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia
Surabaya
6 SM - 3
Pengembangan Bisnis/ Strategi &
Solusi Teknologi Informasi
7.1 Pengembangan
Bisnis/ Strategi & Solusi Teknologi Informasi
Dalam
berbisnis akan selalu diharapkan adanya perkembangan demi menunjang profit agar bertambah
seterusnya. Pada era globalisasi ini dan adanya pasar bebas sangat mempengaruhi perkembangan bisnis, dalam hal ini
sangat diperlukan teknologi informasi
untuk menghadapi adanya globalisasi dan pasar bebas. Oleh karena itu perlu memahami lebih lanjut pengembangan
bisnis dengan ditunjang teknologi
informasi.
A. Dasar Perencanaan
Dasar perencanaan adalah
bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan
pengambilan keputusan (decision making) untuk masa depan, baik jangka
panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa,
bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang
dimanajemeni maupun usaha-usahanya.
Proses perencanaan dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan
korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga
dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis menjadi rencana divisi atau anak
perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa juga
dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit
bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan,
rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsi personalia.
Bagaimana pun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang
dipikirkan sama saja: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa.
Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan itu.
Unsur-unsur dari proses perencanaan,
yaitu:
a. Audit
situasi
b. Riset masa depan
c. Asumsi-asumsi
d. Visi
e. Tujuan, sasaran, target
f. Kebijakan
g. Rencana
strategi
h. Keunggulan strategi
7.2 Tantangan Implementasi
Pada bahasan ini, kita
membahas mengenai tantangan
implementasi bisnis terhadap pengembangan sistem. Kata implementasi bermuara
pada aktivitas, adanya aksi, tindakan, atau mekanisme suatu sistem. Ungkapan
mekanisme mengandung arti bahwa implementasi bukan sekadar aktivitas, tetapi
suatu kegiatan yang terencana dan dilakukan secara sungguh-sungguh berdasarkan
acuan norma tertentu untuk mencapai tujuan kegiatan.
Tantangan dalam
implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang terlibat
dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai
end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen
sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang
akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka
tantangannya akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa
saja melibatkan pihak eksternal.
Masalah yang dihadapi dalam
implementasi tersebut biasanya adalah sebagai berikut :
1. Pengguna tidak mengetahui
kemampuan teknologi yang dapat digunakan untuk membantu proses bisnis yang
dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa developer juga tidak
mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau juga karena standard
dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga program yang
dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari kedua
belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka masalah ini bisa diabaikan
dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang diberikan untuk
digunakan.
2. Kedua belah pihak tidak memahami
asumsi dan ketergantungan yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga
pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover
oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan
masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan
tambal sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang
tidak dapat di andalkan. Dan aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk
melakukan entry data.
3. Dalam implementasi system
terintegrasi, dimana pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai
prioritas pertama, dimana pengguna yang sudah disibukkan dengan kegiatan
operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya tetapi
pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan. Akan
membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai resource untuk aplikasi BI.
Operasional adalah
departemen yang secara langsung memberikan kontribusi nilai terhadap suatu
organisasi; mencetak penjualan, memberikan pelayanan kepada pelanggan dan lain
sebagainya, sedangkan IT adalah departemen support untuk operasional. Walaupun
ada beberapa ahli yang mengatakan implementasi ERP lebih sulit dibandingkan
membangun pabrik baru atau memasarkan produk baru, saya tidak bisa membayangkan
jika operasional bekerja tanpa dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan
implementasi tanpa mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses
bisnis maka bukannya menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional
dan berimbas mengurangi nilai organisasi.
Jika kedua belah pihak
tidak terjalin kerjasama yang baik maka akan menciptakan kondisi deadlock,
dimana user tidak dapat menjelaskan kebutuhannya, dan UAT tidak ada atau
terkesan dipaksakan sehingga data pada aplikasi tidak sesuai dan tidak bisa
diandalkan. Dengan demikian kepemimpinan manajemen sangat diperlukan untuk
menghadapi tantangan ini. Dan perlu diketahui bersama, teknologi hanya bersifat
membantu bukan menggantikan karena seperti anda ketahui ‘there is no brain and
heart inside’ sehingga pengembangan system informasi bersifat kontinyu, dan
mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan yang tidak dapat diterjemahkan
kedalam system dan ini semua tentang people power untuk kehidupan yang lebih
baik.
Bisnis apapun apabila
ingin bertahan dan berhasil dalam jangka panjang maka perusahaan tersebut harus
berhasil mengembangkan strategi yang telah direncanakan yang didukung dengan
sistem informasi dan teknologi informasi dalam menghadapi lima tekanan
kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam pasar (industri). Dalam
model klasik Michael Porter tentang bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan
berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk
secara efektif mengatasi tekanan yang ada. Tekanan tersebut diantaranya adalah:
1. Persaingan
dari para pesaing dalam industrinya.
2. Ancaman
pemain baru dalam industri dan pasarnya.
3. Ancaman
yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar.
4.
Daya tawar pelanggan.
5.
Daya tawar pemasok
7.3 Pengembangan Sistem
Bisnis
Sistem Informasi adalah
kombinasi dari teknologi informasi dengan aktivitas orang/user, yang
menggunakan teknologi itu, untuk mendukung operasi dan manajemen. Jadi, bisa
dipastikan bahwa semua perusahaan membutuhkannya. Nah, ketika kita membicarakan
perusahaan, maka kita akan berbicara juga mengenai profit. Dan manakala kita
membicarakan profit, otomatis kita pasti akan juga membicarakan manajemen.
Karena dengan manajemen yang baik, pastinya akan menghasilkan profit yang baik
juga. Itulah peluang yang sangat besar jika kita mulai melihat Pengembangan
Sistem Informasi sebagai proyek bisnis kita kelak.
Pengembangan teknologi informasi penting
dalam menunjang sistem bisnis, oleh karena itu dalam mengembangkan bisnis
diperlukan juga adanya perkembangan sistem informasi. Dalam pengembangan sistem tentunya akan membahas sub babnya
berupa pendekatan sistem, siklus hidup pengembangan sistem, prototyping, dll.
Hal Mendasar Dalam Pengembangan
Sistem
Dalam pengembangan dan perancangannya, penganalisa sistem
merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang memiliki
daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan dipengaruhi
sejumlah hal (Okta, 2007), yaitu:
§ Produktifitas. Saat ini dibutuhkan sistem
yang lebih banyak, lebih baik dan lebih cepat. Hal ini membutuhkan lebih
banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas,
kondisi kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengembangkan sendiri, bahasa
pemrograman yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50% s.d
70% sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian
perangkat lunak, dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.
§ Reliabilitas. Waktu yang dihabiskan untuk
testing sistem secara umum menghabiskan 50% dari waktu total pengembangan
sistem. Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan diberbagai
perusahaan mengalami kesalahan dan ironisnya tidak mungkin untuk diubah.
Sebagai contoh kasus; untuk setiap program yang dihasilkan dari IBM’s
superprogramer project punya tiga sampai lima kesalahan untuk setiap kesalahan
untuk setiap sepuluh statement pemrograman.
§ Maintabilitas. Perawatan mencakup;
(a) modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk
meningkatkan kecepatan pemrosesan (yang
memegang peranan penting dalam pengoperasian sistem),
(b) modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai.
Antara 50% sampai
80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi, peningkatan dan pelacakan kesalahan
80% pekerjaan yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk revisi, modifikasi, konversi, peningkatan dan pelacakan kesalahan
Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality
of information), menurut Prabu, 2006, di antaranya ditentukan oleh beberapa
hal, yaitu:
Relevan (Relevancy), dalam hal ini informasi yang
diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevancy informasi
antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan
masing-masing pengguna informasi tersebut. How is the message used for
problem solving (decision masking)?
Akurat (Accurate), yaitu berarti informasi harus
bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak
boleh bias atau menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan
dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidak akuratan data terjadi
karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya
baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga menyebabkan data
asli tersebut berubah atau rusak.
Komponen keakuratan suatu informasi di antaranya:
1.
Completeness; Are necessary message items present? Hal ini dapat
berarti bahwa informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian
tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan
secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk
mengontrol atau memecahkan suatu masalah yang terjadi dalam suatu organisasi
tersebut.
2.
Correctness; Are message items correct? maksudnya bahwa informasi yang diterima kebenarannya tidak
perlu diragukan lagi. Kebenaran dari informasi tersebut harus dapat
dipertanggung jawabkan.
3.
Security; Did the message reach all or only the intended systems users? Informasi yang diterima
harus terjamin keamanan datanya.
4.
Time Lines (Tepat waktu); Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai
tidak dalam hal penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi
yang usang, maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan
kualitasnya pun menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, maka akan berakibat fatal
sehingga salah dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut
mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk
mendapatkan, mengolah serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru.
5.
Economy (Ekonomis); What level of resources is needed to
move information through the problem-solving cycle?. Kualitas dari
Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada
nilai ekonomi yang terdapat di dalamnya.
6.
Efficiency (Efisien); What level of resources is required for
each unit of information output?
7.
Reliability (dapat dipercaya); Informasi yang didapatkan oleh pemakai
harus dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi serta
dalam hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen.
Prinsip Pengembangan Sistem
§ Sistem yang
dikembangkan adalah untuk manajemen.
§ Sistem yang
dikembangkan adalah investasi modal besar, maka setiap investasi modal
harusmempertimbangkan dua hal berikut ini:
1.
Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
2.
Investasi yang terbaik harus bernilai
§ Sistem yang
dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
§ Tahapan kerja dan
tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
§ Proses pengembangan
sistem tidak harus urut
§ Jangan takut
membatalkan proyek
§ Dokumentasi harus ada
untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Alasan diperlukan Pengembangan
Sistem Informasi
1.
Adanya masalah yang timbul dari sistem yang lama
2.
Untuk meraih kesempatan – kesempatan dalam berbagai hal
3.
Adanya instuksi dari pimpinan atau adanya peraturan dari
pemerintah
7.4 Implementasi Sistem
Bisnis
Implementasi Sistem
Informasi Untuk Mendukung Kegiatan Perusahaan -Saat ini manusia dalam
kesehariannya sebagai pengguna informasi sangat bergantung pada berbagai sistem
informasi, mulai dari sistem informasi manual yang sederhana dengan menggunakan
saluran informal, hingga sistem informasi berbasis komputer yang rumit dan
menggunakan saluran telekomunikasi canggih. Di dalam suatu perusahaan, apapun
jenis dan bentuknya, sistem informasi bahkan telah memainkan peran penting
dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan hingga
mendukung perusahaan mencapai keunggulan kompetitif yang strategis.
Sistem informasi dapat
merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software,
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005).
Menurut O’Brien (2005), terdapat 3
peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:
· Mendukung proses bisnis dan
operasional
· Mendukung pengambilan keputusan
· Mendukung strategi untuk keunggulan
kompetitif
Menurut O’Brien (2005),
secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia
bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa
jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi
atau manajemen. O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua
kelompok besar, yaitu :
a) Sistem Pendukung Operasi (Operations
Support System)
Sistem pendukung operasi ini dibagi
menjadi empat bagian, yaitu :
1)
Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing System.
2)
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)
3)
Sistem Pengendalian Proses (Process Control Systems)
4)
Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems)
b) Sistem Pendukung Manajemen (Management
Support System)
Sistem Pendukung Manajemen dibagi
empat bagian yaitu :
1) Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems)
1) Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems)
2)
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems)
3)
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems)
4)
Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Systems
Menurut O’Brien (2005), selain jenis
sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya,
yaitu sebagai berikut:
1) Sistem Pakar
2) Sistem Manajemen Pengetahuan
3) Sistem Informasi Strategis
4) Sistem Bisnis Fungsional
DAFTAR PUSTAKA
